Hoe kies jij de juiste tools voor je urenadministratie?

Uren invoeren, we hebben er allemaal mee te maken. Er valt niet aan te ontsnappen. Een urenadministratie is bijvoorbeeld nodig om facturen op te stellen. Daarnaast geeft een urenregistratie een goed inzicht in je projectkosten. Het is een manier om erachter te komen waar de bestede tijd naar toe gaat.

Je kunt uren bijhouden in Excel maar je kunt ook kiezen voor een urenregistratie-app. Wat voor jouw de juiste oplossing is, hangt af van een aantal factoren. In dit artikel bekijken we een aantal aspecten die van belang zijn bij de keuze die jij maakt.

Urenregistratie in Excel

Uren invoeren in Excel is een hele makkelijke manier om te beginnen met uren bijhouden. Je hoeft je nergens te registeren. Je kunt de spreadsheets inrichten zoals jij wilt, heel flexibel. Er zijn talloze urenregistratie templates beschikbaar waarmee je direct kunt starten. De kosten van een tijdregistratie in Excel zijn laag.

Helaas zijn er ook nadelen verbonden aan urenregistratie in Excel. Als het aantal medewerkers groeit, wordt het lastig om een overzicht te houden. Het is meer werk om rapporten op te stellen met gegevens van alle medewerkers. Je kunt met meerdere personen in één spreadsheet schrijven maar de kans is groot dat je gegevens van elkaar overschrijft.

Het is lastig om gegevens af te schermen voor andere gebruikers. Je kunt natuurlijk iedereen in aparte sheets uren laten registeren, maar dan is het veel meer werk om overzichten samen te stellen. Kortom, een urenregistratie in Excel is vooral geschikt voor een eenvoudige kleine urenadministratie voor een paar medewerkers.

Urenregistratie-app

Een urenregistratie-app is een oplossing voor de problemen waar je met Excel tegenaan loopt. Een app is veel beter geschikt om met teams uren in te voeren. De uren worden centraal geregistreerd. Rapporten kunnen automatisch gegenereerd worden, vaak in Excel.

Met een uren-app is het voor medewerkers heel eenvoudig om uren in te voeren. Alleen de relevante projecten zijn zichtbaar, dat geeft minder kans op fouten. Iedereen heeft zijn mobiele telefoon bijna overal bij zich. Dit maakt het makkelijk om uren overal snel bij te houden.

De inrichting van je urenadministratie is eenvoudig op te zetten en uit te breiden. Je kunt uurtarieven toevoegen om projectkosten inzichtelijk te maken. Je kunt uren goedkeuren waarna personeel deze niet meer kan wijzigen. Een urenregistratie met een app kan goed meegroeien met je organisatie.

Jouw keuze

Het is aan jouw. In Excel kun je snel starten zonder kosten. Een goede uren-app is niet gratis, maar hoeft ook niet heel veel te kosten. Als je alleen voor jezelf of met een paar medewerkers uren invoert is Excel wellicht voldoende. Indien je met een groter team uren registreert, zul je veel profijt hebben van de voordelen van een uren-app. Je kunt een proefperiode starten om eens een app uit te proberen.

Hopelijk helpt dit artikel met het maken van je keuze. Aarzel niet om te experimenteren. Probeer bijvoorbeeld eens een Excel template of een urenregistratie-app. Je komt er dan snel achter wat voor jouw wel of niet werkt. Op die manier zul jij erin slagen om een goede urenregistratie op te zetten!